Wenn man ein Unternehmen führt, geht man davon aus, dass offene Rechnungen vom Kunden auch schnellstmöglich bezahlt werden. Doch ist dies auch wirklich so selbstverständlich? Jeder, der einmal unternehmerisch tätig war, weiss, dass dies nicht immer der Fall ist. Wenn der Kunde nicht bezahlt, ist guter Rat stets teuer und meist auch schon zu spät.
Durch meine jahrzehntelange Erfahrung im Inkassowesen, weiss ich, welche Hebel es zu bedienen gilt, um den Schuldner schnell und widerstandslos zur Begleichung der offenen Rechnungen zu bewegen oder es gar nicht so weit kommen zu lassen, dass man dem eigenen Geld hinterherlaufen muss.
Keine Panik!
Das Wichtigste ist, die Ruhe zu bewahren und eine gewisse Ablaufstruktur einzuhalten. Die Einhaltung dieses Prozederes ist deshalb so wichtig, weil es Sicherheit gibt und Zeit spart. Viele Unternehmer lassen sich von zahlungsunwilligen Kunden vertrösten, was zu enormen Zeitverzögerungen führen kann. Dies kann, je nach Höhe des aushaftenden Betrages, sogar die unternehmerische Existenz nachhaltig gefährden, nämlich dann, wenn aufgrund der nicht bezahlten Rechnungen, die eigenen Rechnungen nicht mehr beglichen werden können. Um eben nicht falsche Aktionen zu setzen, empfiehlt es sich, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu kennen. Doch Recht ist eben nur ein Teil, wenn es um den Umgang mit Menschen geht.
Der persönliche Kontakt ist entscheidend
Wenn es sich um unbestreitbare Forderungen handelt, ist die Rechtslage klar. Dann geht es nur mehr darum, wie lange Unternehmen auf das ihnen zustehende Geld warten müssen. Bevor es zu Zahlungserinnerungen und etwaiger Mahnschreiben kommt, empfiehlt es sich in der Praxis, das persönliche Gespräch mit dem Schuldner zu suchen. Dabei sollte man sich auf einer wertschätzenden und respektvollen Ebene begegnen, allerdings auch nie von seinem Ziel, der schnellen Begleichung der offenen Forderungen, abweichen. Ein persönliches Gespräch, mit einem eventuellen Versprechen des Schuldners, die Schulden auch schnell zu begleichen, kann ein hohes Mass an Verbindlichkeit bedeuten. Natürlich gibt es auch hier keine absolute Garantie, dass das persönliche Gespräch immer zu einem wünschenswerten Ergebnis führt, doch die Praxis im Inkassowesen zeigt eindeutig, dass hier ein enormer Hebel entstehen kann.
Das Verfassen und Versenden von Mahnschreiben
Sollte nach der Zahlungserinnerung und nach dem Gespräch keine Bezahlung der offenen Rechnung erfolgt sein, muss ein Unternehmen Mahnschreiben versenden. Dieser Schritt muss erfolgen, bevor ein Inkassobüro oder ein Rechtsanwalt mit dem Eintreiben der Forderungen beauftragt werden kann. “Kein Inkasso ohne Mahnung” lautet die Devise. In jedem Fall ist es wichtig, den Kunden darüber aufzuklären, welches die nächsten Schritte sind, die bei Nichtzahlung eingeleitet werden. Der säumige Kunde sollte stets völlig transparent darüber informiert sein, welcher Schritt als nächstes folgt. Dementsprechend kann er seine Entscheidungen auf ein solides Fundament bauen.
Ein Mahnschreiben reicht rein rechtlich, um im Anschluss ein seriöses Inkassobüro mit dem Fall zu betrauen. Natürlich ist die Menge an Mahnschreiben, die verfasst und versendet werden, immer eine Entscheidung des Unternehmens selbst. Rechtlich benötigt es nicht mehr als eine Zahlungserinnerung, bevor es zur Beauftragung der Schuldeneintreibung durch ein Inkassobüro oder einen Rechtsanwalt kommen kann. Die Entscheidung darüber, wie viele Schreiben versendet werden, ist auch eine zeitliche. Je weniger Zeit zur Verfügung steht, vielleicht aufgrund der eigenen Liquiditätslage, desto weniger Schreiben werden verschickt.
Dokumentation für das Inkassobüro
Damit ein Inkassobüro oder ein Rechtsanwalt den Fall professionell bearbeiten können und möglichst viel Zeit dabei sparen, ist eine detaillierte Dokumentation des Falles unumgänglich. Je besser die Informationen über die Vorgehensweise und über den Kunden, desto adäquatere Massnahmen können getroffen werden. Wenn das Inkassobüro viele Rückfragen hat oder erst die korrekte Adresse des Schuldners herausgefunden werden muss, ist dies nicht nur mit höheren Kosten, sondern vor allem mit einem höheren Zeitaufwand verbunden, welcher tunlichst vermieden werden sollte.
Erst wenn die Sachlage für das Inkassobüro klar ist, wird es auch entsprechend schnell mit der Kontaktaufnahme des säumigen Kunden beginnen. Dabei ist es wichtig, dass die Forderungen auf jeden Fall unbestreitbar sind. Auch dies muss in der Dokumentation für das Inkassobüro klar ersichtlich sein. Es dürfen keinerlei Zweifel darüber bestehen, dass die Forderungen zurecht vom Unternehmen geltend gemacht werden.
Selbstverständlichkeiten hinterfragen
Sollte das Inkassobüro es auch nicht schaffen, die Forderungen einzutreiben, landet der Fall vor Gericht. An diesem Punkt zeigt sich, dass eine straffe und zügige Vorgehensweise, im Schuldenfall, Gold wert sein kann. Wenn nämlich das Eintreiben der offenen Forderungen weder vom Unternehmen selbst noch vom Inkassobüro erfolgreich betrieben wird, können mehrere Monate ins Land ziehen. Das ist eine Zeitspanne, die für die Liquidität von Unternehmen Gift sein kann.
Je öfter ein Fall vor Gericht landet, desto eher wird es notwendig, gewisse Strukturen und Einstellungen im Unternehmen zu hinterfragen. Inkassobüros empfehlen, einen Bonitätscheck bei den eigenen Kunden, vor allem wenn es um hohe Beträge geht, durchzuführen. Auch die Lieferung auf Rechnung darf hinterfragt werden. Wenn Unternehmen nicht mehr in Vorleistung gehen und ihre Produkte oder Services per Vorkasse abrechnen, können sie gar nicht in die Situation geraten, mehrere Monate auf das ihnen zustehende Geld zu warten. Viele Unternehmen haben Angst, ihren Ruf durch diese Vorgehensweise zu beschädigen, doch es scheint, vor allem in wirtschaftlich turbulenten Zeiten, eine gute finanzielle Präventionsstrategie zu sein.
Fazit von Inkassolution
Für Unternehmen ist es mehr als sinnvoll, von seriösen Inkassobüros zu lernen, wenn es um das Thema Liquiditätssicherung geht. Das Inkassowesen hat diesbezüglich ein fundiertes Wissen, da es mit unzähligen Fällen der Nichtbezahlung zu tun hat. Deshalb wissen Inkassobüros auch, welche Hebel zu welchem Zeitpunkt am effektivsten sind. In der auf uns zurollenden Insolvenzwelle ist es von ausserordentlicher Wichtigkeit, Selbstverständlichkeiten zu hinterfragen und neue Strategien zur Anwendung zu bringen. Viel Erfolg dabei!
