Viele Unternehmen haben das Problem, kein System im eigenen Mahnwesen und Forderungsmanagement zu haben. Viel basiert auf Zufall und auf persönliche Einschätzung der Mitarbeiter, wenn ein Kunde nicht in der vorgegebenen Zeit bezahlt. In naher Zukunft wird es für die eigene Liquiditätssicherung von enormer Bedeutung sein, ein Mahnwesen zu installieren, das nachweislich und nachhaltige Ergebnisse erzielt.
Wir beschreiben im vorliegenden Artikel, welche Mechanismen und welches System die besten Ergebnisse beim Eintreiben von Forderungen aufweist.
Schreiben ist Silber, Reden ist Gold
In Artikeln rund ums Mahnwesen geht es selten um die persönliche Kommunikation mit säumigen Kunden. Doch genau diese ist letztlich entscheidend für den Erfolg des Forderungsmanagements. Je eher es dem Unternehmen, vor dem Inkrafttreten des Mahnwesens gelingt, Kontakt mit dem Schuldner aufzunehmen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit der schnellen Begleichung der Schulden. Dies ist auch einleuchtend, denn eine schriftliche Zahlungserinnerung oder eine Mahnung kann immer “in den falschen Hals” bekommen werden und Widerstände beim Schuldner aufbauen. Um diese möglichst zu vermeiden, sollte es zum persönlichen Gespräch mit dem säumigen Kunden kommen, in welchem Erwartungen, aber auch eventuelle Missverständnisse zur Sprache kommen. Wenn Unternehmen an dieser Stelle erfolgreich agieren, gibt es weitaus weniger Zahlungsverzögerungen und kein Kunde wird vergrault. Leider ist es nicht immer möglich, säumige Kunden auch zu erreichen, weshalb die schriftliche Kontaktaufnahme oftmals der einzige Weg ist, die eigenen Forderungen geltend zu machen.
Ein Schritt nach dem anderen
Bevor es zur Mahnung oder zur schriftlichen Zahlungserinnerung kommt, sollte daher in der Struktur des Forderungsmanagements verankert werden, wann und auf welche Weise mit dem säumigen Kunden Kontakt aufgenommen wird. Sollte der Kontaktversuch erfolglos bleiben, muss es zu einer Zahlungserinnerung, ca. 2 Wochen nach dem Ausstellen der Rechnung, kommen. Eine Möglichkeit wäre es auch, eine Woche nach der Zahlungserinnerung den persönlichen Kontakt zu suchen. In jedem Fall sollte festgehalten werden, wie oft die Kontaktaufnahme versucht wird und über welche Medien. Sollte auch die Zahlungserinnerung nicht fruchten, muss das Mahnwesen in Gang gesetzt werden, da nicht mehr darauf gehofft werden kann, dass der Kunde “freiwillig” bezahlt.
Die Konstruktion der Zahlungserinnerung
Die Zahlungserinnerung ist, wie der Name schon sagt, eine neutrale bis freundliche Erinnerung daran, dass es noch eine offene Rechnung gibt und diese möglichst schnell zu begleichen ist. Es gibt noch keine Konsequenzen, in Form von Zinszuschlägen oder sonstigen Gebühren. Es wird zu diesem Zeitpunkt davon ausgegangen, dass die Begleichung der Rechnung tatsächlich vergessen wurde. Auch hier räumt man circa 2 Wochen als Zahlungsziel ein, bevor es dann tatsächlich zu einer Mahnung kommt. Je kürzer die Zahlungsfristen, desto schneller kann das Mahnwesen umgesetzt werden, doch allzu kurze Zeitfenster sind rechtlich nicht haltbar. Auch sollte darauf geachtet werden, dass das Datum des Zahlungszieles nicht auf ein Wochenende fällt, in welchem kein Bankenverkehr stattfindet. Sollte all das berücksichtigt worden sein und der Kunden dennoch nicht reagieren, wird es Zeit, eine Mahnung, mit entsprechenden Gebühren und dem Aufzeigen der entsprechenden Konsequenzen (Übergabe an ein Inkassobüro) bei Nichtzahlung, zu verschicken.
Kein Inkasso ohne Mahnung!
Rein rechtlich gesehen, muss es zu keiner Mahnung vom Schuldner durch das Unternehmen kommen. Theoretisch könnte sofort ein Inkassobüro mit der Eintreibung der Schulden beauftragt werden. Die Praxis zeigt jedoch, dass es eine gewisse Kulanz von Seiten des Unternehmens geben muss, um möglichst wenig Kunden zu verlieren und um den eigenen Ruf nicht zu riskieren. Deshalb sollte es nach der Zahlungserinnerung zu einer Mahnung kommen, in welcher erste Gebühren/Zinsen eingefordert werden für die Verzögerung der Zahlung und den Mehraufwand. Auch hier gilt es, eine angemessene Frist für die Begleichung der Schulden einzuräumen. Gleichzeitig muss dem säumigen Kunden mitgeteilt werden, welches die nächsten Schritte des Unternehmens, bezüglich der Zahlungsverzögerungen, sein werden, sofern der Betrag nicht auf dem Unternehmenskonto, innerhalb der vorgegebenen Frist, einlangt. So hat der säumige Kunde die optimale Entscheidungsgrundlage für seine nächsten Schritte. Lässt er es darauf ankommen oder nimmt er Kontakt mit dem Unternehmen auf?
Wie viele Mahnungen sind sinnvoll?
Die Beantwortung dieser Frage hat mit den Richtlinien des Unternehmens zu tun. Rechtlich gesehen, müsste es, wie eben beschrieben, zu gar keiner Mahnung kommen. Es gibt allerdings auch Unternehmen, die 3 Mahnungen verschicken, bevor sie ein Inkassobüro oder einen Anwalt beauftragen. Als Faustformel gilt, dass, je mehr Mahnungen verschickt werden, desto länger muss man auf den Zahlungseingang warten. Die Rückzahlungsquote wird mit der Anzahl der Mahnschreiben nicht unbedingt besser. Wertvolle Zeit geht an dieser Stelle verloren.
Aus der Praxis wissen wir, dass es ideal ist, wenn Unternehmen, nach dem Verstreichen der Frist der ersten Mahnung, ein professionelles Inkassobüro beauftragen. So wird nicht unnötig Zeit vergeudet und der Schuldner merkt, dass es nun “ernst” wird und sich eine andere Instanz um die Eintreibung der Schulden kümmert. Oftmals steigt die Zahlungsmoral dann schlagartig, weil die, mit dem Inkassobüro verbundenen Kosten schnell steigen.
Fazit von Inkassolution
Auch das Mahnwesen benötigt ein systematisches und strukturiertes Vorgehen, um seine volle Wirkungskraft zu entfalten. Manche Elemente eines professionellen Mahnwesens sind rechtlich vorgegeben, doch bei vielen anderen Elementen, muss das Unternehmen selbst entscheiden, wie es konkret vorgeht.
Wichtig ist, dass diese Prozesse genau definiert sind und vom handelnden Personal auch eingehalten werden. Mit dieser festgelegten Struktur schafft man es, die Zahlungsmoral der Schuldner nach oben zu schrauben und stets einen guten Überblick über die eigene Liquiditätslage zu erhalten.
