Mahnungen formulieren ist nicht jedermanns Sache. Neben bestimmten Inhalten, wie beispielsweise Rechnungsnummer und Rechnungsdatum bzw. Forderungshöhe, kommt es jedoch bei einer Mahnung auf die Formulierungen an. Sie fragen sich: Wie formuliere ich eine Mahnung? Lesen Sie hier:
Wenn Schuldner ihre Rechnungen nicht bezahlen und Sie dem Geld hinterherlaufen müssen, ist das für Sie als Gläubiger immer unangenehm. Die Geldeintreibung kostet Geld und Nerven. Zeitgleich muss das Forderungsmanagement in einem Unternehmen perfekt organisiert sein, denn Nichtzahlungen verkraftet keine Firma auf Dauer.
Doch wie formuliere ich am besten Mahnungen oder Zahlungserinnerungen? Worauf kommt es beim Mahnungstext wirklich an? Wie freundlich sollte ich bei Mahnungen bleiben und wie konsequent muss ich sein, wenn meine Zahlungsaufforderungen und Mahnungen nach Verzug erfolgreich sein sollen?
Formulierung einer Mahnung
Zuerst sollten Sie sich klar machen, dass Sie nicht unfreundlich sind, wenn Sie eine Zahlungserinnerung versenden, weil der Kunde seine Rechnung nicht bezahlt hat. Der Kunde, also der Schuldner, kommt seiner Zahlungsverpflichtung nicht nach und sollte ein schlechtes Gewissen haben. Darum sollten Sie Ihre Mahnung bzw. Zahlungserinnerung klar formulieren:
- Stellen Sie Ihre Position in Zahlungserinnerungen deutlich dar
- Setzen Sie konkrete Zahlungsfristen (konkretes Datum)
- Bleiben Sie sachlich, freundlich, aber bestimmt
- Erheben Sie Mahngebühren bzw. Verzugszinsen für die Mehrarbeit
Natürlich kommt es beim Mahnungstext immer darauf an, um welches Mahnungsschreiben es sich handelt. Schreiben Sie die erste Mahnung nach einer unbezahlten Rechnung, die zweite Mahnung oder die letzte Mahnung mit Betreibungsandrohung an Ihren Kunden?
Vor dem dreistufigen Mahnsystem können Sie vorab eine freundliche Zahlungserinnerung versenden, die ohne weitere Folgen einfach zur Zahlung auffordert. Allerdings sollten Sie auch hier in Ihrer Mahnungsvorlage schon einmal erwähnen, dass eine Nichtzahlung ein Mahnverfahren nach sich ziehen würde.
Hilfe bei der Erstellung der Mahnschreiben
Unbezahlte Rechnung, Mahnung schreiben, Vorlagen für Rechnungen… Viele Unternehmen und Selbständige suchen sich bei der Erstellung ihrer Mahnschreiben professionelle Hilfe. Im Internet finden Sie viele Vorlagen und Muster für eine Mahnung. Ob Sie eine Mahnungsvorlage bzw. Vorlage für eine Zahlungserinnerung nutzen möchten oder das gesamte Mahnwesen lieber einem professionellen Inkassobüro in die Hände geben, ist Ihnen überlassen.
Immer mehr Schweizer KMU geniessen das Inkasso-Outsourcing, da sie sich so freie Kapazitäten für das Kerngeschäft schaffen. Ein weiterer Vorteil ist, wenn Sie Ihr Forderungsmanagement auslagern, dass Sie Ihre Inkassokosten besser kalkulieren können und jederzeit fest im Griff haben.
Auch unser externes Inkassounternehmen kann den freundlichen „Anstupser“ mit einer Zahlungserinnerung geben oder aber zum letzten Mal mahnen und eine Betreibung androhen. Welche Inkassomittel Sie einsetzen möchten, können Sie selbstverständlich mit unserer Inkassofirma vereinbaren.
Erfolgreiches Mahnverfahren nutzen
Fakt ist: Je professioneller Ihr Inkassowesen aufgestellt ist, desto erfolgreicher wird es auch sein. Sparen Sie sich den Ärger mit dem Schuldner, indem Sie unser Inkassobüro mit dem Forderungseinzug beauftragen. Wir werden immer zuerst versuchen, eine vorrechtliche Lösung mit Ihrem Kunden zu finden. Auf Wunsch leiten wir für Sie auch ein Betreibungsverfahren ein, doch in den meisten Inkassofällen ist das nicht nötig.
Ein Kunde ist mehr als 30 Tage trotz Zahlungserinnerung im Verzug und Sie möchten uns testen? Spätestens jetzt sollten Sie handeln. Möchten Sie unsere kostenlose Beratung online testen oder ein massgeschneidertes Angebot anfordern? Rufen Sie uns bitte unverbindlich an unter 0800 – 43 44 44. Wir antworten Ihnen auf Ihre Fragen und nehmen uns gerne Zeit für Sie!
Viele Informationen zum Thema Zahlungserinnerung, Rechnung schreiben, zahlungsunwillige Kunden und fristgerechte Zahlung können Sie auch unserer Website entnehmen. Ob es um Muster, Mahnung Vorlage oder das Telefoninkasso mit Ihrem Kunden geht – unser Team steht mit Rat und Tat zur Seite.
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