Forderungsmanagement ist ein wichtiger Pfeiler für die Aufrechterhaltung der eigenen Liquidität. Vor allem, wenn die nahe Zukunft betrachtet wird, in welcher grosse wirtschaftliche Verwerfungen stattfinden werden. Liquidität geht vor Rentabilität und dieser Satz gilt vor allem in wirtschaftlichen Kontraktionsphasen, in welchen Geld ein knappes Gut wird.
In diesem Blogbeitrag werden die wichtigsten Punkte angeführt, mit deren Hilfe Sie ein professionelles Forderungsmanagement implementieren können, um den eigenen Cashflow aufrecht zu erhalten und die eigenen Rechnungen begleichen zu können.
Richtiges Inkasso-Mindset entscheidend
Schulden sind kein Kavaliersdelikt! Nicht bezahlte Rechnungen noch viel weniger. Im Gegenteil – ab einer gewissen Anzahl an Zahlungsausfällen, beginnt der eigene Cashflow zu versiegen. Es kann ganz schnell passieren, dass man als Unternehmen handlungsunfähig wird und ins finanzielle Trudeln gerät.
Als Inkassobüro wissen wir, dass die richtige Einstellung zum Thema Zahlungsausfälle und offene Forderungen sehr entscheidend für die Aufrechterhaltung der eigenen Liquidität ist. Wer meint, dass nicht bezahlte Rechnungen kein Problem und lediglich eine unangenehme Sache seien, die man aufschieben könne, wird wohl schnell eines Besseren belehrt. Natürlich müssen Rechnungen für erbrachte Dienstleistungen oder verkaufte Produkte auch im gesetzlichen Zeitrahmen bezahlt werden. Je länger Sie mit dem Forderungsmanagement zuwarten, desto länger werden Sie in der Regel auch auf Ihr Geld warten müssen. Dies kann so weit gehen, dass die unternehmerische Existenz bedroht wird.
Rechtslage kennen, nach der Rechtslage handeln
Wer juristisch nicht belesen ist, in diesem Sektor, wird auch eher bemüht sein, die Zahlungsausfälle ausserhalb des geregelten und strukturierten Forderungsmanagements abzuwickeln. Dies führt in aller Regel dazu, dass die Rechnungsbegleichung nur noch weiter zeitlich nach hinten verschoben wird und im Anschluss erst recht ein Mahnprozess gestartet werden muss. Das Prinzip Hoffnung stirbt zwar zuletzt, doch es ist niemandem geholfen – und am allerwenigsten Ihnen – wenn Sie diesen Prozess unnötig in die Länge ziehen.
Die Mahnschreiben müssen natürlich rechtlich korrekt und mit angemessenen Zeitfenstern versehen sein. Die kommunikative Klarheit ist ebenso wichtig. Der Schuldner muss eindeutig wissen, welches die nächsten Schritte bei Nichtbezahlung der offenen Forderungen sind. Erst diese Klarheit ermöglicht ihm eine Entscheidung auf einem guten Fundament und Ihnen gibt das die Möglichkeit, etwaige Interpretationsspielräumen zu vermeiden, die später vor Gericht schlagend werden könnten.
Internes Forderungsmanagement geht nicht nebenbei
Der Erfolg des Forderungsmanagements hängt massgeblich von der Ausbildung und Schulung der Mitarbeiter ab, die dieses anwenden. Je besser diese geschult sind, desto mehr und schneller werden sie dafür sorgen, dass die ausstehenden Rechnungen auch beglichen werden. Psychologische und kommunikative Schulungen, die regelmässig stattfinden, helfen dabei, einen wertschätzenden und dennoch zielgerichteten Kommunikationsprozess mit den Schuldnern einzugehen.
Ob sich dieser Aufwand für Ihr Unternehmen rechnet, hängt natürlich auch davon ab, wie gross Ihr Unternehmen ist und wie viele Zahlungsausfälle stattfinden. Wenn sich dieser Aufwand nicht lohnen sollte, ist es mehr als empfehlenswert, diesen Dienst an ein professionelles Inkassobüro auszulagern. Denn bei einem seriösen Anbieter, geschieht genau diese Fortbildung, die eben angesprochen wurde. Die hochqualifizierten Mitarbeiter eines Inkassobüros machen den ganzen Tag nichts anderes, als mit Schuldnern zu kommunizieren und sie dazu zu bringen, ihre Rechnungen schnellstmöglich zu begleichen. Natürlich nicht einschüchternd oder despektierlich, sondern verständnisvoll und auf Augenhöhe. So sorgt man für die grössten Chancen, die aushaftenden Forderungen beglichen zu bekommen.
Der Erfolg liegt im richtigen Beginn
Vorbereitung ist die halbe Miete, heisst es in einem anderen Sprichwort. Vor der Eröffnung eines Mahnprozesses, empfiehlt es sich, die vorliegenden Fälle genau zu analysieren. Was muss unbedingt an Vorarbeit geleistet werden, bevor die Daten in die Software eingegeben werden? Stimmt die Adresse, stimmt die Telefonnummer, stimmen die Geburtsdaten? Gleichzeitig muss die Bonität des Schuldners überprüft werden. Wie gut ist diese? Gibt es bereits vorhandene Schulden, wenn ja, wie hoch sind diese, etc.? Der Mitarbeiter muss bereits im Vorfeld wissen, mit wem er es am anderen Ende der Leitung zu tun hat.
Nun die professionelle Aufarbeitung des Dossiers hilft dabei, die Eckdaten kennen zu lernen. Die professionelle Analyse jedes einzelnen Falles sorgt dafür, dass man schnell zur Sache kommen kann und nur mehr möglichst wenig Dinge zu klären sind. Die Kontaktaufnahme wir dadurch massiv erleichtert.
Vollautomatisierte Inkassosoftware
In der Vergangenheit war es wirklich aufwändig, ein professionelles Forderungsmanagement durchzuführen. Natürlich benötigt man noch immer eine gewisse Anzahl an professionelle geschulten Mitarbeitern, die versuchen, per Telefon mit dem Schuldner Kontakt aufzunehmen und an sein Gewissen zu appellieren. Doch die Verwaltung und der Prozess an sich kann nun zu einem grossen Teil von einer extra dafür kreierten Software übernommen werden. Diese sorgt dafür, dass Mails, SMS und sogar Briefe, völlig automatisiert und rechtskonform, an die Schuldner übermittelt werden, sodass es zu einem lückenlosen und sehr straffen System des Forderungsmanagement kommt. Kein Fall wird aus den Augen verloren und die Schuldner wissen, dass es ans Eingemachte geht. So müssen dazu in irgendeiner Art und Weise Stellung beziehen und den Kontakt aufnehmen. Geschieht dies, trotz des automatisierten Prozederes, nicht, muss sowieso der Gang übers Gericht gewählt werden, denn dann kann der Schuldner vermutlich nicht die aushaftende Rechnung bezahlen. Vorher bestand noch die Chance, dass er nicht will. Dies herauszufinden, ist einer der wichtigsten Punkte des professionellen Forderungsmanagements.
Fazit von Inkassolution
Es spricht sehr viel für die Implementierung eines professionellen Forderungsmanagements in die eigenen Unternehmensstrukturen: Schnellere Rechnungsbegleichung, strukturierter Prozess, bessere Planbarkeit und höhere Quoten sind nur einige der Vorteile. Ob das Unternehmen selbst das Forderungsmanagement umsetzt oder ein professionelles Inkassobüro dafür auswählt, hängt von der Grössee und von den Ressourcen des Unternehmens ab. Im Regelfall haben Inkassobüros wesentlich erfahrene und besser, weil kontinuierlich geschulte, Mitarbeiter an der Hand, die bereits am Telefon dafür sorgen können, dass 30% höhere Quoten erreicht werden.
In jedem Fall wünschen wir Ihnen viel Erfolg bei Ihren unternehmerischen Vorhaben!
Ihr Inkassolution Team
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