Die Installierung eines professionellen Forderungsmanagements ist enorm wichtig, wenn es um die Aufrechterhaltung der eigenen Liquidität geht. Zu viele ausstehende Rechnungen von Kunden, die über einen längeren Zeitraum nicht bezahlen, können teilweise sogar existenzbedrohend für Unternehmen sein. In naher Zukunft wird es noch wichtiger, an dieser Stelle professionelle und engmaschige Strukturen des Forderungsmanagements zu implementieren.
In diesem Blogartikel gehe ich auf die 5 grössten Fehler im Forderungsmanagement ein und wie diese vermieden werden können.
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Zu lange Mahnfristen
Vor allem Unternehmen, die langsam wachsen und die selten Zahlungsausfälle zu beklagen hatte, tendieren dazu, viel zu lange mit Mahnschreiben zu warten. Es wird darauf gehofft, dass der Kunde auch ohne Mahnung die fälligen Rechnungen begleicht. Nach einiger Zeit jedoch wird diese Hoffnung zerstört und die Unternehmen beginnen mit den ersten Mahnungen. An dieser Stelle wurde also bereits enorm viel Zeit verloren, welche in den seltensten Fällen wieder aufzuholen ist.
Gleichzeitig ist es immer wieder zu beobachten, dass danach viel zu lange Mahnfristen genannt werden. Nun hat man schon viel Zeit damit verloren, den Mahnprozess nicht in Gang zu setzen, nun verliert man weiter Zeit. Das Problem ist, dass es hier keinerlei gesetzliche Richtlinien gibt. Doch es gibt praxiserprobte Vorgehensweisen:
- Nach 14-33 Tagen ohne Zahlungseingang: 1. Mahnung oder Zahlungserinnerung mit Nachfrist von 5 Tagen.
- Nach 40 Tagen ohne Zahlungseingang: 2. Mahnung. Einforderung von Verzugszinsen und Mahngebühr. Androhung rechtlicher Schritte.
- Am 50. Tag ohne Zahlungseingang: Übergabe an Inkassobüro.
Die genaue Vorgehensweise obliegt Ihnen. Ob Sie beispielsweise sogar 3 Mahnungen schreiben, bevor Sie ein Inkassobüro einschalten, ist Ihre Entscheidung. So können Sie sich jedenfalls ein Bild davon machen, wie lange der Prozess in etwa dauert.
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Keine automatisierte Debitoren-Software
Wie bereits im ersten Abschnitt erläutert, beinhaltet der Mahnprozess viele einzelne Schritte. Wenn diese nicht automatisiert werden, dann braucht dies erstens viel Zeit und zweitens können hier Fehler passieren. Im schlimmsten Fall übersieht man selbst Fristen, die wiederum Zahlungsverzögerungen nach sich ziehen.
Digitale und automatisierte Software hilft dabei, jeden Fall mit der gleichen Struktur zu bearbeiten. So kann es nicht passieren, dass irgendein Fall oder irgendeine Frist übersehen wird. Diese Software hilft massgeblich dabei, den eigenen Cashflow zu erhöhen, um die eigenen Rechnungen begleichen zu können. Eine Investition in solch eine Debitoren-Software zahlt sich bereits nach wenigen Fällen mehr als aus.
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Nicht genügend geschultes Personal
Im Idealfall hat ein Unternehmen mit säumigen Kunden persönlichen Kontakt. Wenn dieser Kontakt – persönlich oder telefonisch – gut verläuft, können die meisten Punkte bereits im Vorfeld aus der Welt geschaffen werden. Wenn an dieser Stelle jedoch Fehler gemacht werden, baut man damit vielleicht Widerstand auf, welcher Zeit und Geld kosten kann. Deshalb ist es enorm wichtig, dass diese Kommunikation mit dem säumigen Kunden von geschultem Personal übernommen wird, welches weiss, wie strategisch und psychologisch klug kommuniziert werden soll. Denn schlussendlich muss der Schuldner – freundlich, aber bestimmt – darauf hingewiesen werden, dass die offenen Rechnungen schnellstmöglich beglichen werden müssen, um zusätzliche Kosten für den Schuldner zu vermeiden. Dies bedeutet für viele Mitarbeiter einen Drahtseilakt, für den sie wirklich gut ausgebildet sein müssen.
Doch nicht nur das ist entscheidend: Sie sollten auch über die rechtlichen Rahmenbedingungen im Mahnwesen Bescheid wissen, um adäquat reagieren und vorgehen zu können, wenn ein Kunde sich weigert zu bezahlen.
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Keine klaren Zahlungsvereinbarungen
Je klarer mit dem Schuldner kommuniziert wird, desto besser. Diese Klarheit wird wahrscheinlich nicht jedem gefallen, doch sie ist die unhintergehbare Basis für die zukünftige Vorgehensweise. Wo die Dinge nämlich nicht schriftlich festgehalten werden oder eben nicht klar genug artikuliert wurden, besteht Interpretationsspielraum, auf welchen Kunden sich im Anschluss, bei einem gerichtlichen Verfahren, berufen könnten.
Das heisst also , dass bereits bei Vertragsabschluss klar geregelt sein muss, was bis wann zu bezahlen ist und was passiert, wenn zum vorgegebenen Stichtag noch kein Geldeingang zu verzeichnen ist.
Auch bei den Mahnschreiben muss absolute Klarheit vorherrschen, welche Fristen herrschen, wie viele Spesen hinzukommen und welches die nächsten Schritte sind. Auch diese Elemente können wunderbar automatisiert in der Software abgebildet werden, um den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen und das Maximum an Klarheit zu generieren.
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Keine Bonitätsprüfung
Je nach Auftragshöhe und Vorerfahrung mit dem Kunden ist die Bonitätsprüfung ein enorm wichtiger Punkt. Die Bonitätsprüfung zeigt, wie die wirtschaftliche Situation des Kunden ist. Ob er bereits irgendwelche Schufa-Einträge aufweist oder andere Formen von Verbindlichkeiten angehäuft hat. Vielleicht gibt es ja bereits hohe Kredite, die er bedienen muss.
All die dort gewonnenen Informationen sollen dabei helfen, eine Einschätzung über die prinzipielle Zahlungsfähigkeit des Kunden zu erhalten. Dies sagt jedoch nichts über die Zahlungswilligkeit aus, die sich von der Zahlungsfähigkeit unterscheidet. Ausserdem sind dies Daten aus der Vergangenheit, die vielleicht schon nicht mehr die aktuelle Situation des Kunden widerspiegeln.
So macht es ein professionelles Inkassobüro
Ein professionelles Inkassobüro vermeidet diese fünf genannten Punkte, indem es rechtlich und kommunikativ geschulte Mitarbeiter einsetzt, die bereits im persönlichen Kontakt eine viel höhere Rückzahlungsquote erzielen als nicht geschultes Personal.
Weiters hat jedes seriöse Inkassounternehmen eine strukturierte und praxiserprobte Vorgehensweise, um möglichst schnell an das ausstehende Geld zu gelangen und gleichzeitig dabei keine Kunden zu vergraulen, da die Wertschätzung und der Respekt in der Kommunikation mit säumigen Kunden höchste Priorität hat.
Dies ist die hohe Kunst im Inkassobereich: Eine klar strukturierte Vorgehensweise und gleichzeitig den Faktor Mensch und seine Emotionen nicht ausser acht zu lassen.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihren unternehmerischen Vorhaben und vor allem zahlungswillige Kunden. Für alle anderen gibt es seriöse Inkassobüros.
Ihr Milan Milic
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