Inkassobüros zu beauftragen, ist ein sinnvolles Unterfangen, wenn Unternehmen an ihrer eigenen Liquidität arbeiten möchten. Diese sorgen dafür, dass Schuldner möglichst rasch und ohne Widerstand ihre offenen Rechnungen begleichen.
Allerdings können bei der Beauftragung erhebliche Fehler geschehen, von denen die schlimmsten in diesem Blogartikel behandelt werden.
Missachtung der Kostenstruktur
Jedes Inkassobüro möchte, wie jedes andere Unternehmen auch, mit den gelieferten Services, Geld verdienen. Das ist völlig legitim und einer der Hauptgründe, weshalb man überhaupt Unternehmen gründet. Allerdings versuchen manche Firmen aus der Inkassobranche auf unterschiedliche Art und Weise zu ihrem Geld zu gelangen. Die beauftragenden Unternehmen sollten auf jeden Fall die Kostenstruktur des Angebots gut studieren. Hier kommt es im Nachhinein, also nach Abrechnung durch das betreffende Inkassobüro, oftmals zu einem bösen Erwachen.
Unternehmen sollten sich die Kosten explizit aufstellen lassen. Teilweise verlangen Vertreter aus der Inkassobranche Falleröffnungsgebühren, diverse Provisionen, etc. Jedes Unternehmen sollte, vor der Beauftragung eines Inkassobüros wissen, welche Kosten vorgerichtlich und eventuell auch gerichtlich auf sie zukommen. Auch Vergleichsangebote sollten diesbezüglich eingeholt werden, um ein Gefühl für die Berechtigung und dem Rahmen der Kosten zu erlangen.
Wie erkennt man seriöse Inkassobüros?
Natürlich ist nicht nur der Preis entscheidend für die Beauftragung, sondern das Preis-Leistungs-Verhältnis. Jedes Unternehmen sollte sich darüber bewusst sein, dass das ausgewählte Inkassobüro Kontakt mit den eigenen Kunden aufnimmt. Sollte hier ein falscher Griff getätigt worden sein und das Inkassobüro vielleicht unlautere Mittel, wie Drohungen und Einschüchterungen, einsetzen, dann hat man diese Kunden womöglich für immer verloren. Deshalb sollte man vernünftig recherchieren, wen man hier mit der Schuldeneintreibung beauftragt.
Ein Suchergebnis auf Google ist nicht immer der richtige Weg. Schon gar nicht, wenn man sich auf Google Ads verlässt. Das sind gesponserte Werbeanzeigen, die nicht zwingend auf die Qualität und Seriosität des angepriesenen Inkassobüros rückschliessen lassen. Verschiedene Bewertungsportale können bei der Entscheidung helfen.
Wenn Inkassobüros eine hohe organische Reichweite erreicht haben, die sie auf die erste Seite des Google-Rankings hieven, dann ist dies ein gutes Indiz dafür, sich genauer mit diesem Unternehmen auseinanderzusetzen.
Der Ruf eilt einem Inkassobüro voraus
Natürlich ist es mit Arbeit verbunden, eine fundierte Recherche über Inkassobüros und ihre Seriosität zu betreiben, doch diese Vorarbeit ist unumgänglich, wenn man einen verlässlichen Partner an der Seite haben möchte.
Wichtig sind bei der Recherche vor allem folgende Punkte:
- Wie ist die genaue Vorgehensweise des Inkassounternehmens bei der Kontaktaufnahme mit den Schuldnern?
- Welchen Ruf geniesst es in der Branche?
- Was sagen andere Kunden über das Unternehmen?
- Wie ist die Kostenstruktur gestaltet und wie transparent geht das Inkassobüro damit um?
- Welche Rückzahlungsquoten erreicht es mit welchen Mitteln?
- Wie gut ausgebildet sind die Inkassomitarbeiter?
Es ist enorm wichtig, auf diese Fragen auch konkrete Antworten zu finden und unterschiedliche Inkassobüros miteinander zu vergleichen. Schliesslich geht es um Ihre Kunden.
Fallstrick Vertragslänge
Nicht nur bei den anfallenden Kosten lauern mögliche Fallen, sondern auch bei der Vertragslänge. Auch hier gibt es unterschiedliche Modelle und Ausformungen. Wenn ein Unternehmen flexibel sein möchte, was den Auftrag der Schuldeneintreibung betrifft, dann sind kurze Verträge oder solche ohne Ausstiegsgebühren zu bevorzugen. Aus der Sicht der Inkassobüros ist es natürlich sinnvoll, möglichst lange Vertragslaufzeiten anzubieten, doch für ihre Kunden ist dies nicht immer der sinnvollste Weg. Unternehmen, die sich überlegen, ein Inkassobüro zu beauftragen, sollten sich daher fragen, wie lange die Bindung an diesen Anbieter tatsächlich ist und welche Kosten anfallen, wenn man den Auftrag wieder zurückzieht. Diesen Punkt nicht zu beachten, kann einem Unternehmen teuer zu stehen kommen.
Unkoordinierte Fallübergabe
Nachdem ein Inkassobüro ausgewählt wurde, steht unter Umständen schon die nächste Herausforderung bevor. Es geht darum, dass die Geschäftsfälle, also die Daten und Aktivitäten rund um das bereits betriebene Forderungsmanagement, lückenlos protokolliert und für die Inkassobüros aufbereitet werden müssen. Jede Form der Extra-Arbeit kostet nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch Geld. Es lohnt sich daher, auf Seiten der Unternehmen, alles dafür zu tun, dass das Inkassobüro sofort mit der Arbeit loslegen kann und keine Unklarheiten mehr herrschen. Die Protokollierung der bisher gesetzten Aktivitäten umfasst die Rechnungslegung, die Zahlungserinnerung, aber auch das durchgeführte Mahnwesen.
Adressrecherchen, falls der säumige Kunde verzogen ist, werden in der Regel vom Inkassobüro übernommen, wobei es hier zu Gebühren kommt.
Tipps aus der Praxis
Ein seriöses Inkassobüro sorgt für möglichst viel Transparenz, gerade am Beginn einer Zusammenarbeit. Je mehr Fragen an dieser Stelle bereits geklärt werden können, desto wohler fühlen sich die betreuten Unternehmen und desto weniger Missverständnisse gibt es im weiteren Verlauf der Partnerschaft.
Professionelle Inkassobüros sind auf langfristige Geschäftsbeziehungen aus, weshalb sie offen für Kritik oder Anregungen sind, um die geschäftliche Partnerschaft weiter zu vertiefen. Beide Seiten sollten einen nachhaltigen Nutzen in der Zusammenarbeit sehen. Von Seiten des Inkassobüros wird daher alles unternommen, um den säumigen Kunden nicht zu vergraulen, ihn aber sehr wohl darauf hinzuweisen, dass der ausstehende Betrag schnell zu begleichen ist. Jede Aktivität muss vom rechtlichen Rahmen abgedeckt sein.
Fazit
Wenn man als Unternehmen auf wenige, aber umso wichtigere Punkte achtet, kann man sich viel Zeit und Nerven sparen und ein professionelles Forderungsmanagement implementieren, welches dafür sorgt, dass offene Rechnungen schnell und unkompliziert beglichen werden. Missachtet man diese Punkte, ist man unter Umständen an einen Anbieter gebunden, der nicht die Leistung erbringt, die man sich erhofft und der darüber hinaus sogar vielleicht noch viel zu teuer ist.
